200'000 Artikel, fünf Mitarbeitende und mehrere Verkaufskanäle: Die Venditura AG zeigt mit ihrer Marke Skyspell, wie ein wachsendes Schweizer Handelsunternehmen Lager, Aufträge und Daten mit Xentral strukturiert.
Gemeinsam mit digiwrk wurde Xentral als zentrales ERP-Kernsystem eingeführt. Im Mittelpunkt standen nicht möglichst viele Funktionen, sondern Prozesse, die im Tagesgeschäft funktionieren: eine dynamische Lagerlogik, mobile Kommissionierung, eine zentrale Datenbasis und die korrekte Abbildung Schweizer Anforderungen.
Die Ergebnisse auf einen Blick
Vom Einpersonenbetrieb zum Multichannel-Unternehmen
Lukas Schweizer startete Skyspell als Einzelfirma und verkaufte Pokémon-Sammelkarten über Cardmarket. Mit dem Wachstum entwickelte sich daraus die Venditura AG. Heute gehören neben Sammelkarten auch Mineralien, Fossilien und Kristalle zum Sortiment.
Was zu Beginn mit persönlichem Wissen und manuellen Abläufen funktionierte, stiess mit zunehmendem Volumen an Grenzen. Lieferscheine wurden von Hand erstellt, Artikel nach Gefühl einsortiert und wichtige Informationen lagen bei einzelnen Personen. Gleichzeitig erhöhten zusätzliche Shops und Marktplätze den Abstimmungsaufwand.
Das bestehende Lager war für diese Entwicklung nicht ausgelegt. Gerade bei Sammelkarten wachsen Kategorien sehr unterschiedlich: Ein Regal ist voll, während im nächsten noch Platz vorhanden wäre. Eine statische Lagerlogik führt dadurch zu häufigem Umsortieren und schlecht genutzter Fläche.
Dynamische Lagerhaltung statt fester Kategorien
Mit Xentral und mobilem Picking wurde die Lagerlogik grundlegend verändert. Neue Ware wird nicht mehr zwingend in einen fest zugeordneten Kategorie-Bereich gelegt. Sie kommt in einen geeigneten freien Lagerplatz. Das System speichert den Standort und führt die Mitarbeitenden beim Kommissionieren über das MDE-Handgerät gezielt dorthin.
- Ware wird erfasst und einem freien Lagerplatz zugeordnet.
- Xentral speichert Artikel, Menge und Lagerort.
- Bestellungen aus den angebundenen Verkaufskanälen laufen zentral ein.
- Das System stellt die benötigten Pickinformationen bereit.
- Mitarbeitende werden mit dem Handgerät zu den richtigen Lagerplätzen geführt.
- Die Artikel werden gescannt und am Packtisch für den Versand vorbereitet.
Dadurch muss das Team nicht mehr auswendig wissen, in welchem Regal sich eine Kategorie befindet. Entscheidend ist die im System gepflegte Zuordnung. Die vorhandene Fläche wird besser genutzt und der Prozess hängt weniger vom Wissen einzelner Mitarbeitender ab.
Eine zentrale Datenbasis für Shops und Marktplätze
Venditura betreibt drei Shopify-Stores: einen B2B-Shop, einen B2C-Shop und einen Live-Commerce-Shop. Hinzu kommen Cardmarket für Sammelkarten und Ricardo für Restposten.
Xentral bildet die zentrale operative Grundlage. Bestellungen aus den angebundenen Shops laufen im ERP zusammen und werden nach einer gemeinsamen Prozesslogik bearbeitet. Im B2B-Geschäft wird die Rechnung automatisch erstellt, sobald der Lieferschein erzeugt ist.
Eine solche Systemlandschaft funktioniert nur, wenn die Datenlogik eindeutig festgelegt ist:
- Welches System führt Artikel- und Variantendaten?
- Wo werden Preise für B2B und B2C gepflegt?
- Wie werden Bestände zwischen den Kanälen synchronisiert?
- Welche Status lösen Folgeprozesse aus?
- Wie werden Fehler und unvollständige Übertragungen erkannt?
Gemeinsam mit Venditura wurde Xentral deshalb nicht nur technisch eingeführt, sondern als ERP-Kernsystem in eine klar strukturierte Systemarchitektur eingebettet.
Weshalb der Schweizer Fit entscheidend war
Viele ERP-Lösungen wurden primär für den EU-Markt entwickelt. Für Schweizer Handelsunternehmen entstehen dadurch schnell zusätzliche Anforderungen oder Workarounds. Für Venditura waren insbesondere die Anbindung der Schweizer Post, Mehrwertsteuer, CHF, Zollprozesse und ein lokaler Ansprechpartner wichtig.
«Es ist sehr wertvoll, jemanden vor Ort zu haben, der die kleinen Problemchen versteht, die wir in der Schweiz haben.»
Lukas Schweizer, Gründer & CEO, Venditura AG
Xentral brachte die benötigten Grundlagen mit. digiwrk unterstützte als Schweizer Xentral-Partner bei der korrekten Konfiguration und Einbettung in die bestehenden Abläufe. Die Schweizer Besonderheiten wurden nicht erst nach dem Go-live ergänzt, sondern waren Bestandteil des Einführungskonzepts.
Drei Monate Einführung bei laufendem Betrieb
Die Einführung erfolgte von Mai bis zum Go-live im August und dauerte rund drei Monate. Während dieser Zeit lief das operative Geschäft weiter.
Die Umsetzung folgte einem kontrollierten Vorgehen:
- bestehende Abläufe und Anforderungen aufnehmen
- Zielprozesse und Systemverantwortung definieren
- Xentral und die Integrationen konfigurieren
- Daten und Prozesslogik schrittweise prüfen
- Mitarbeitende auf die neuen Abläufe vorbereiten
- Go-live begleiten und offene Punkte nachführen
Der Grossteil konnte mit vorhandenen Xentral-Funktionen umgesetzt werden. Xentral Connect war zu diesem Zeitpunkt noch neu, weshalb einzelne Shopanbindungen schrittweise stabilisiert wurden. Eine erfolgreiche ERP-Einführung bedeutet nicht, dass nie Herausforderungen auftreten. Entscheidend ist, dass sie transparent bearbeitet werden und am Ende ein System steht, das im Alltag zuverlässig funktioniert.
Die Rolle von digiwrk
Als Schweizer Xentral-Partner begleitete digiwrk Venditura vom Prozessverständnis bis zum Go-live. Dazu gehörten die Analyse der Abläufe, die Konzeption der Lager- und Auftragsprozesse, die Einrichtung von Xentral, die Anbindung der Verkaufskanäle sowie Tests und Schulungen.
«Als Partner vor Ort kennt man die kleinen Schweizer Eigenheiten. Das schafft das Vertrauen, das ein sauberes Onboarding braucht.»
Samuel Basler, Gründer & Geschäftsführer, digiwrk ag
Der entscheidende Erfolgsfaktor war das Zusammenspiel aus Standardsoftware, klaren Prozessen, strukturierten Daten und einem Team, das die neuen Abläufe im Alltag sicher anwenden kann.
Der Beitrag von digiwrk
Als Schweizer Xentral-Partner sorgt digiwrk dafür, dass Software, Daten und Prozesse nicht nur technisch verbunden sind, sondern im operativen Alltag zuverlässig funktionieren.
- Aufnahme und Strukturierung der bestehenden Prozesse
- Konzeption der Lager- und Auftragsabläufe
- Einrichtung und Konfiguration von Xentral
- Anbindung der Verkaufskanäle
- Tests, Schulungen und Begleitung des Go-lives
- Berücksichtigung der Schweizer Anforderungen
Fünf Erkenntnisse für Schweizer Händler
- Wachstum braucht ein führendes System. Mehr Kanäle und Artikel erhöhen die Komplexität. Eine zentrale Daten- und Prozessbasis verhindert widersprüchliche Bestände und doppelte Pflege.
- Die Lagerlogik muss zur Artikelstruktur passen. Bei sehr vielen Artikeln kann eine dynamische Lagerhaltung Fläche sparen und Laufwege systematisch steuern.
- Automatisierung beginnt bei klaren Daten. Artikel, Varianten, Preise, Bestände und Status müssen eindeutig definiert sein.
- Lokale Anforderungen gehören ins Konzept. Post, Mehrwertsteuer, Währung und Zoll sind für Schweizer Händler keine Randthemen.
- Ein gutes System reduziert Abhängigkeiten. Dokumentierte und digital geführte Prozesse erleichtern die Einarbeitung und schaffen eine Grundlage für Wachstum.
Fazit: Skalierbarkeit entsteht durch Struktur
Venditura steuert heute mit fünf Mitarbeitenden rund 200'000 Artikel über eine zentrale ERP- und Prozessbasis. Lager, mobile Kommissionierung, mehrere Shops und Schweizer Anforderungen greifen ineinander.
Die Kennzahlen sind eindrücklich. Noch wichtiger ist die Struktur dahinter: eindeutige Daten, nachvollziehbare Lagerplätze, automatisierte Folgeprozesse und klare Verantwortlichkeiten.
Steht euer Lager oder eure Systemlandschaft vor einer ähnlichen Wachstumsgrenze? In einer Projektberatung prüfen wir gemeinsam, welche Prozesse, Daten und Integrationen zuerst geklärt werden sollten.